كنترل پروژه :

(Project Base). مكانيزاسيون عمليات زوبين يك نرم افزار پروژه پايه است
در اين نرم افزار هم پروژه هاي شما و هم بخش هاي معمول شركت شما (ماننده دبيرخانه ، بايگاني ، بخش فروش و ...) بصورت پروژه ديده شده است و قابليتهاي كنترل پروژه اي در سراسر نرم افزار در اختيار شماست. ابزارهاي كنترل پروژه زوبين به شما كمك مي كند تعئين كنيد كه هر كاري در چه زماني بايد به اتمام برسد ، چقدر بايد روي آن كار شود ، تا بحال چقدرروي آن كار شده ، پيشرفت آن كار يا گروهي از كارها (مثلا در يك پروژه يا يك بخش از شركت مثل دبيرخانه ) چند در صد است و بطور خلاصه انبوهي از امكانات كنترل زماني به دلخواه در اختيارتان است . مثلا در مورد يك كار بخصوص كه به فرد بخصوص ارجاع شده است ، اعم از اينكه اين كار يك نامه ي وارده باشد يا مثلا دستور تهيه ي يك گزارش خاص يا انجا م طراحي و تهيه ي يك نقشه ، زوبين به شما امكان مي دهد هر نوع كنترل كننده ي زماني دلخواه (مثلا آخرين مهلت تهيه ي مدرك يا آخرين مهلت تهيه ي پاسخ) براي آن كار بخصوص با ادبيات خودتان تعريف نمائيد. ساده ترين كنترل زماني در زوبين ، تاريخ اتمام است كه يك مشخصه سيستمي است. همواره مي توانيد هر نوع گزارش زماني را به نام دلخواه ذخيره نموده و بين افراد گروه خاصي به اشتراك بگذاريد تا آنها از آن به راحتي استفاده كرده و كارها را از نظر زماني كنترل كنند. همچنين مي توانيد در همان ابتداي ارجاع كار به يك فرد خاص يا گروهي از افراد ، مقدار زماني را كه بايد صرف آن كار كنند را تعئين نمائيد. افراد در حين انجام كار ارجاع شده ، گزارش قسمت انجام شده را به همراه مدت زماني كه صرف آن كرده اند ، ثبت مي كنند و مدارك تهيه شده ضمن انجام كار را به همان پروژه ضميمه مي كنند. حال زوبين با مقايسه ي مقدار زماني كه بايد براي اين كار صرف شود (كه در ابتدا تعئين كرده ايد و معمولا توسط مدير پروژه معين مي شود)، با مقدار زماني كه تا بحال صرف انجام كار و ارائه گزارش شده است ، پيشرفت فيزيكي آن كار بخصوص را محاسبه كرده وگزارشات مفصلي در مورد آن كار بخصوص يا گروهي از كارهاي مرتبط با مجموعه اي از كارها در يك فاز و يا كل كارهاي يك پروژه ارائه مي كند پس از اتمام پروژه ، زوبين مي تواند عملكرد زماني برنامه ريزي شده را با عملكرد راحتي مقايسه كند و ضريب خطاي مديران پروژه ، معمولا برآوردهاي خود را به تدريج طي پروژه هاي متعدد به واقعيت نزديكتركنند. البته همواره اصلاح تخمين زماني كارها براي افرادذيصلاح امكان پذير است و گزارشات فورا با توجه به اين اصلاحات ، بروز مي شوند. به اين ترتيب مدير پروژه در هنگام برنامه ريزي ابتدائي پروژه ،كارها را به دلخواه خود دسته بندي ، نامگذاري و تعريف كرده ، كنترل كننده هاي دلخواه زماني را بنابر ضرورت كارها ايجاد مي كند ، سپس كارها به همراه كليه ي مداركي كه براي انجام آنها مورد نياز است را به افراد مورد نظر ارجاع مي دهد.
گيرندگان كارها كه در زوبين " مجري " ناميده مي شوند ، در كارتابل الكترونيكي خود مجموعه ي اطلاعات و دستورات را دريافت مي كنند.آنها مي توانند به راحتي موضوعات ارجاع شده را با ارجاع كننده (مدير پروژه) رفع ابهام كنند و توضيحات تكميلي را دريافت نمايند. بدين ترتيب ، افراد در پروژه وظيفه خود را با توجه به كنترل كننده هاي زماني تعئين شده ، به همراه كليه ي ضمائم و مذاكرات از طريق سيستم دريافت مي كنند و خطا به حداقل مي رسد.
مديران پروژه هم از اين پس قادرند با ملاحظه ي گزارشات مختلف كه به دلخواه تهيه كرده و ذخيره نموده اند ، روند اجراي امور را تحت نظارت قرار دهند.