اتوماسیون بایگانی(آرشیو دیجیتال اسناد)

امروزه یکی از اولویت های سیاست کاری هر سازمان ، شرکت ، نهاد دولتی و غیر دولتی " مستند سازی دیجیتال " قرارگرفته است که دلیلی بر اهمیت بسیار بالای اسناد و مدارک میباشد . حجم زیاد اسناد و مدارک و اطلاعات موجود در هر سازمان باعث عدم دسترسی دقیق و به موقع به اطلاعات میشود و مشکلات بسیاری همچون هزینه محل نگهداری ، از بین رفتن مدارک و ... را به همراه دارد. برای رفع این مشکلات و مدیریت مدارک موجود میتوان از یک سیستم مدیریت آرشیو دیجیتال اسناد استفاده کرد با توجه به اینکه کلیه ادارات ، سازمان ها و شرکت ها با اسناد کار می کنند ، این سیستم دارای کاربرد و ضروری میباشد.

مراکزی که باید مجهز به این سیستم باشند:

• دانشگاه ها و موسسات آموزشی و فرهنگی.
• بانک ها و موسسات مالی و اعتباری ( قرض الحسنه ، سرمایه گذاری و ... ) بانک ها درهر شهر فضای زیادی برای نگهداری اسناد مالی قدیمی استفاده می کنند. یافتن اسناد مالی در بین این حجم زمان زیادی طول می کشد. با تبدیل کردن این آرشیو ها به آرشیو دیجیتال باعث می شود مبلغ زیادی پول صرفه جویی شود و تصویر هر سند بدون تغییری حداکثر در عرض چند دقیقه در دسترس باشد.
• کتابخانه ها ، موسسات و شرکت های اطلاع رسانی یکی از کاربردهای دیگر سیستم آرشیودیجیتال اسناد ، استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک می باشد.
• روزنامه ها و نشریات این سیستم می تواند جهت آرشیو مجلات و روزنامه ها مورد استفاده قرار گیرد.
• سازمان های قضایی و دادگاهی پرونده های حقوقی و قضایی در دست افراد در دادگاه ها دیده می شود. دادگاه در هر طبقه سالنی را به اسناد خود اختصاص داده که پر از کاغذ می باشد که بعضا مطالب بسیار مهمی هستند.
• شرکت های مهندسی و مهندسین مشاور برای سامان دهی به حجم عظیم اسناد فنی و نقشه ها ، قراردادها ، گزارش ها ، تائیدیه ها و... مورد استفاده است.
• وزارتخانه ها و زیر مجموعه های آنها هر وزارتخانه و سازمان های زیر مجموعه آن بخشی به نام آرشیو اسناد دارند که باید به دلایل متعدد (از جمله افزایش سرعت و کارایی ، امنیت بالاتر ، کاهش هزینه و ...) دیجیتال شود.

مهمترین اهداف نرم افزار آرشیو دیجیتال اسناد زوبین رسیدن به اتوماسیون های بدون کاغذ (paperless otamation) و سازمان الکترونیک، میز کار الکترونیک، نگهداری ایمن و امن انواع محتوای سازمانی در بستر شبکه، بایگانی نامحدود، کاربر نامحدود، ردیابی پرونده ، گزارشات برخط و مدیریتی، منبعی متمرکز جهت تمامی اسناد، بدست آوردن ساختمان و فضای فیزیکی مفید و آرشیو تمامی قسمت های پرونده میباشد.